Logiciel de facturation certifié : pourquoi est-il très recommandé aujourd’hui ?

Comme vous le savez sans doute déjà, émettre une facture est quelque chose de très important puisque cette dernière constitue un élément de preuve d’une opération commerciale qui est réalisée soit entre professionnels (B2B) soit auprès d’un particulier (B2C). De plus, il s’agit d’un document essentiel pour effectuer sa comptabilité. Comme faire chaque facture à la main prend trop de temps, nous sommes beaucoup à utiliser un logiciel. Pourquoi vaut-il mieux qu’il soit certifié antifraude ?

Ce que dit la loi des finances de 2018 sur les logiciels de caisse

Tout d’abord, rappelons que dans les textes de loi, on parle d’un logiciel (ou système) de caisse et non d’un logiciel de facturation. La nuance est très faible puisque tous les logiciels de facturation disposent d’une fonctionnalité de caisse, considérons donc que c’est plus moins la même chose. Ensuite, il faut savoir qu’un professionnel n’est pas tenu d’utiliser un logiciel ou un système de caisse : il peut en effet tout réaliser à la main si son activité le permet. Par exemple, un peintre qui vend de manière sporadique ses œuvres n’a pas forcément besoin d’un système automatisé pour facturer ses clients.

Toutefois, ce genre de cas est rare et pour les commerçants en particulier, se passer d’un logiciel est quasiment impossible tant les transactions sont nombreuses. Ici, il va y avoir deux cas de figure : si vous n’êtes pas assujettis à la TVA (micro-entrepreneur par exemple), alors vous pouvez utiliser n’importe quel logiciel (Excel ou encore Word par exemple). Par contre, si vous êtes assujettis à la TVA, il va falloir que votre logiciel respecte 4 conditions précises.

  • La condition d’inaltérabilité (données qui ne peuvent être altérées).
  • La condition de sécurisation (données qui sont suffisamment sécurisées).
  • La condition de conservation (données qui sont enregistrées et clôturées sur une période donnée).
  • La condition d’archivage (données qui peuvent être figées et datées).

C’est pourquoi on demande une certification comme celles délivrées par AFNOR (NF525 et NF203) et qu’on retrouve notamment pour la solution Flexina Facturation.

Les raisons d’opter pour un logiciel de facturation certifié

Comme on l’a vu, si vous n’êtes professionnel, mais que vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous pouvez tout à fait utiliser un logiciel de facturation non certifié. Toutefois, on va voir que même dans ce cas de figure, ce n’est pas vraiment recommandé.

Votre statut pourrait évoluer dans le temps

Si vous avez commencé votre activité en tant qu’auto-entrepreneur, il est fort à parier que votre but reste tout de même de croître. Il faut savoir que si jamais vous dépassez un certain seuil (34 400€ pour de la prestation de service), vous deviendrez assujetti à la TVA. Autant prendre de bonnes habitudes dès le départ en vous entraînant avec un logiciel de facturation certifié.

Les logiciels certifiés sont souvent plus qualitatifs et rigoureux

Comme obtenir la certification de l’AFNOR n’est pas quelque chose d’aisé, on peut dire que de manière générale, les logiciels certifiés sont de meilleure qualité que ceux gratuits qu’on trouve un peu partout sur le Net. En effet, comme ces derniers n’ont aucun compte à rendre, ils n’ont pas à être rigoureux sur la présentation à adopter pour une facture conforme ou autre. Donc si vous ne voulez pas prendre de risque, vous savez ce qu’il vous reste à faire !