La dématérialisation des documents professionnels pour booster la production des entreprises
À l’ère du tout numérique, le document papier est délaissé au profit des documents numériques. Plus faciles à manipuler, à partager et à sécuriser, ces derniers permettent à l’entreprise de travailler encore plus vite. Via une plateforme de dématérialisation de documents professionnels, gagnez en praticité et accélérez votre transition digitale en toute simplicité.
Définition : qu’est-ce que la dématérialisation des documents professionnels ?
Au sens le plus strict, la dématérialisation consiste à remplacer les documents papier par leur version numérique. Plutôt que d’imprimer une facture par exemple, on préféra la créer au format électronique PDF (Portable Document Format) pour ensuite l’archiver. L’archivage peut se faire via une solution de stockage local de données (ex. disque dur externe) ou via le cloud, sur des serveurs loués à un hébergeur web.
Au sens le plus large, la dématérialisation peut être définie comme le processus permettant de transformer des documents papier en documents numériques, c’est ce que l’on appelle la numérisation. Une fois cette étape franchie, les documents numérisés peuvent être partagés facilement via différents outils. Pour en savoir plus, voir ce site internet spécialisé.
Quelle est l’importance de la dématérialisation ?
L’impression de documents professionnels papier est réputée pour être extrêmement polluante. Pour cause, la production de papier est responsable de l’émission de gaz toxiques (ex. monoxyde de carbone). De plus pour produire un 1 kg de papier, il faut environ 500 litres d’eau. S’ajoute à cela l’encre que nous utilisons avec nos imprimantes.
Elle est réputée pour être très toxique pour l’environnement, mais aussi dangereuse pour l’homme. Fabriquée avec du plastique, la cartouche d’encre est également considérée comme une importante source de pollution. En tant qu’entreprise, opter pour la dématérialisation de ses documents professionnels est donc la clé pour militer activement pour la protection de l’environnement.
Quels sont les principaux avantages de la dématérialisation des documents professionnels ?
Au quotidien, certaines entreprises génèrent des centaines, voire des milliers de documents. Au bout de quelques années, ces documents finissent par prendre énormément de place. De plus, leur classement nécessite des ressources humaines considérables et constitue une démarche chronophage.
Avec la dématérialisation des documents professionnels, les entreprises peuvent intelligemment gagner du temps et se simplifier la tâche. Via une plateforme web ou un logiciel spécialisé, on peut accéder à ses factures, fiches de paie et autres contrats en quelques clics seulement. Pour les retrouver, il suffit de taper leurs références dans une barre de recherche.
Les nouvelles plateformes de dématérialisation permettent de stocker les documents dans le cloud. Ainsi, il est facile d’y accéder via une simple connexion internet et un espace utilisateur sécurisé. En plus d’aider à réduire les frais généraux, notamment pour l’achat du papier, la dématérialisation est l’astuce gagnante pour gagner en productivité.
Mieux, l’utilisation d’une plateforme de dématérialisation des documents professionnels peut être couplée à de nombreux services complémentaires :
- Signature électronique ;
- Reconnaissance et lecture automatique de document ;
- Traçabilité des documents archivés ;
- Archivage à valeur probante ;
- Etc.
Qui peut utiliser une plateforme de dématérialisation pour les documents professionnels ?
Dès lors qu’elles produisent des documents professionnels, toutes les entreprises peuvent utiliser une plateforme de dématérialisation. Cette dernière a la particularité de s’adapter aux besoins de chacun, peu importe le secteur d’activité. Que vous soyez un géant de la pétrochimie, une TPE dans le BTP ou encore une entreprise de taille intermédiaire spécialisée dans les services, une plateforme de dématérialisation pour les documents professionnels vous aidera à mieux superviser vos différentes activités.
